Kommunikation auf Distanz
Die Fernbeziehung im Job.
Hatten Sie schon einmal eine Fernbeziehung? So richtig mit Sehnsucht, täglichen Telefonaten, missglückten Skype- oder Facetimeversuchen, Sprach- und Textnachrichten und ja, auch mal einem Brief oder einer Postkarte?
Wenn ja, wissen Sie, wovon ich spreche, und wenn nein, können Sie sich bestimmt vorstellen, dass da immer mal Schwierigkeiten und Missverständnisse entstehen können, die bei einer „normalen“ Beziehung so nicht entstehen würden.
Natürlich gibt es dafür andere Probleme, wenn man sich jeden Tag sieht und zum Beispiel nicht selbst dafür sorgt, dass der Müll getrennt und rechtzeitig rausgebracht wird …
Aus der Ferne mit Schatzi zu kommunizieren, bietet viel Gelegenheit für Missverständnisse und ebensolche Stimmungen.
„Du sahst aber so schlecht aus gestern beim Skypen, geht´s dir nicht gut?“
„Ich hab´ nur neues Licht!“
Stimmt die Aussage, oder Ihr Gefühl, und Sie waren gestern doch ein bisschen zu pampig?
Vielleicht hat er verweinte Augen, seine Schultern hängen und er ist viel kürzer angebunden als sonst, und wenn er so vor Ihrer Tür stehen würde, würden Sie Ihren Mädelsabend umgehend ausfallen lassen.
Am Telefon jedoch fragen Sie noch ein-, zweimal nach und genießen dann Ihren Aperol Spritz und die neuesten Geschichten von und mit Ihren Freundinnen. Es ist schwierig.
Aber beim Telefonieren können Sie immerhin noch am Tonfall erkennen, was los ist, außer, Ihr Schatzi ist ein richtig guter Schauspieler. Bei schriftlicher Konversation wie in Mails, Kurznachrichten oder Briefen dagegen fällt selbst das weg. Und auch Emojis können missverstanden werden. So habe ich lange Zeit das „Ich umarme Dich“- Emoji für ein applaudierendes gehalten, und mich gewundert, warum meine beste Freundin applaudiert, wenn ich Kopfweh habe.
Umso wichtiger ist es, wenn wir schriftlich kommunizieren, dass wir versuchen, uns möglichst deutlich auszudrücken. Also etwa die Emojis weglassen.
Doch damit nicht genug: Verwenden Sie je nach Nachricht auch das richtige Medium. Nicht nur die Länge Ihres Textes bestimmt das Kommunikationsmittel, sondern auch der Inhalt.
So würden Sie doch gewiss auch Ihre Hochzeitseinladung auf Papier verschicken, selbst wenn nicht viel drauf steht, aber der wehleidigen Fernbeziehung einen komplexen Sachverhalt per Textnachricht mitteilen (dass Sie einen späteren Zug nehmen müssen, weil das Taxi zum Bahnhof wegen des Marathons, den Sie nicht auf dem Schirm hatten, ewig im Stau stand): „Komme einen Zug später, Bussi!“
Mit fremden Menschen ist Kommunikation aus der Ferne erst recht anspruchsvoll. Wenn Zwischentöne, Körpersprache und Mimik fehlen, oder – etwa bei Skype-oder Teams-Konferenzen – nur vage zu erkennen sind, sind Verständnisprobleme programmiert.
Denn: Was Ihnen bei einem persönlichen Gespräch sofort auffallen würde, ist auf Distanz oft gar nicht zu erkennen. Genauso können Sie Ihr Anliegen nicht auf dieselbe Weise in einer Mail oder am Telefon vermitteln, wie im direkten Gegenüber. Vieles kann unterschiedlich ausgelegt werden.
Handelt es sich im Geschäftsbereich um ein vielschichtiges Thema, das gut erklärt werden muss, ist ein kurzer Zweizeiler gewiss unangebracht; eine ausführliche, vielleicht auch mehrseitige E-Mail unangekündigt zu versenden kann den Empfänger hingegen überfordern. Kündigen Sie deshalb komplexe Unterlagen an, bevor Sie sie verschicken. So kann der Empfänger sich darauf vorbereiten und wird nicht überrollt.
Wenn Sie sich dann für ein Medium entschieden haben, ist es erforderlich, dass Sie sich präzise und höflich ausdrücken, selbst wenn Sie nur eine kurze Nachricht versenden. Anrede mit Namen, ein höflicher Gruß und dann Ihr Anliegen deutlich formuliert – das sollte bei jeder Form der Kommunikation drin sein. Auch kommt eine Nachricht, die nicht nur kurz dahingeschludert und voller Rechtschreib- und Flüchtigkeitsfehler verschickt wird, beim Empfänger besser an. Lesen Sie Ihre Nachricht ruhig noch einmal durch und korrigieren Sie etwaige Fehler, so zeigen Sie dem Empfänger, dass Sie ihn wertschätzen. Überlassen Sie „Safe, digga, check Kalender!“ Ihrem Sprößling.
Wenn Sie die Gelegenheit dazu haben, ist ganz zu Beginn einer Konversation ein direkter Kontakt allerdings am besten; man sieht sich, kann Stimmungen und Wünsche besser einfangen und die eigenen Anliegen und Grundsätze besser vermitteln.
Durch die Kundenbrille:
- Die Wahl des zur Nachricht passenden Mediums unterstreicht den guten Umgang mit dem Empfänger
- Höflichkeit und spürbare Gründlichkeit beim Verfassen selbst einer kurzen Mitteilung lassen den Empfänger Wertschätzung spüren
- Eine präzise, klare und verbindliche Ausdrucksweise sorgen dafür, dass keine Missverständnisse entstehen
Fazit:
Wenn Sie es ernst meinen, versuchen Sie, mit Ihrer Fernbeziehung schnell zusammenzuziehen – oder anders gesagt: sofern es in Ihrem Geschäftsmodell vorgesehen ist, vereinbaren Sei persönliche Termine.
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